Confinement : organiser une réunion d’équipe à distance

1. Choisir le bon support

La vidéo conférence est le meilleur support qui soit pour les réunions à distance. Tous les participants peuvent se voir et échanger de façon instantanée. De plus, certains outils permettent de partager des documents en temps réel, au cours de la conversation. Les outils Skype, WhatsApp pour le web, Daily.co, Jitsi, Mconf ou encore Whereby sont parfaits pour organiser cette réunion.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également vous tourner vers de simples appels de groupe téléphoniques via WhatsApp ou Skype.

2. Préparer la réunion

Une fois le support de réunion choisi, vous devez organiser cette réunion d’équipe ! Dans un premier temps, délivrez les informations essentielles à chaque participant.

• Communiquez-leur la date et l’heure que vous avez définies pour accueillir cette réunion d’équipe. Si certains des participants travaillent à l’étranger, précisez le fuseau horaire concerné afin d’anticiper les éventuels décalages horaires.

• Indiquez aussi le nom de l’outil qui permettra de réaliser cette conférence afin que vos collaborateurs puissent se familiariser en amont avec le logiciel ou/la plateforme concerné(e).

• Rédigez puis envoyez un ordre du jour à chaque participant comprenant les sujets à aborder.

• Préparez des éléments visuels que vous pouvez partager à vos collaborateurs afin de dynamiser cette réunion (tableaux, images, vidéos, graphiques…).

• Définissez un collaborateur chargé de prendre des notes, puis envoyez le lien qui mènera au document partagé sur lequel sera prise en note le contenu la réunion.

3. Introduire la réunion par une « météo »

Dans un premier temps, présentez-vous et donnez l’ordre du jour. Ensuite, débutez cette réunion par une « météo » qui va permettre de dynamiser cet entretien d’équipe, d’impliquer chaque collaborateur et de recueillir leur ressenti. Demandez à chaque collaborateur d’indiquer à toute l’équipe son humeur du jour, son bilan de la semaine ou encore ces attentes en ce qui concerne cette réunion d’équipe. Si les participants ne se connaissent pas, c’est un bon moyen de leur permettre d’apprendre à se connaître. Pour que la durée de la réunion soit respectée et pour qu’aucun ne monopolise la parole, demandez à vos collaborateurs de s’exprimer de façon rapide et concise.

4. Fluidifier la prise de parole

Lors d’une réunion à distance, il est difficile de savoir à quel moment parler et comment passer la parole à quelqu’un d’autre. En tant qu’animateur de cette réunion, vous êtes chargé(e) de matérialiser au mieux la parole de chacun. Pour ce faire, notez dans un document partagé, l’ordre d’arrivée de chaque participant au cours de la réunion puis garder ce même ordre pour la prise de parole. N’hésitez pas à distribuer la parole ou à rappeler régulièrement l’ordre de parole au cours de la réunion pour optimiser les échanges.

5. Conclure par une restitution

Clôturez ces échanges par une synthèse rapide des points à retenir, des missions à effectuer on encore des objectifs à atteindre. Enfin, restituez l’avis et le ressenti de chaque collaborateur afin que chaque participant puisse expliquer brièvement comment il a vécu cette réunion, quel enseignement en tire-t-il, que va-t-il faire par la suite etc.